APA ITU KNOWLEDGE MANAGEMENT ??

Manajemen Pengetahuan dan Gerakan Sosial
Diolah dari hasil wawancara dengan Putu Laxman Pendit, Ikatan Manajemen Pengetahuan Indonesia.
Apakah Manajemen Pengetahuan atau Knowledge Management (KM) itu?
Pada dasarnya KM adalah kegiatan yang mengkaitkan antara belajar, perubahan dan inovasi. Secara tehnis KM muncul karena dorongan teknologi yang memungkinkan orang merekam dalam bentuk teks, tulisan, gambar dan sebagainya. Tapi akarnya tidak hanya tehnologi, KM muncul karena orang mau mengaitkan antara inovasi dikelompok manusia, baik yang komersial dan non komersial dengan pengetahuan.
Bagaimana menyimpan apa yang sudah kita ketahui merupakan konsep yang sudah lama ada, sejak manusia mulai bisa mendokumentasikan sesuatu. Tetapi KM saat ini merupakan konsep gabungan dari teknologi, yang ingin merekam segala hal, ditambah keinginan untuk menggabungkan perubahan antara belajar, perubahan dan inovasi. Ketiga hal itu merupakan sesuatu ada disegala bidang baik komersial maupun sosial. KM dalam arti mengelola pengetahuan sudah ada sejak dulu. Tetapi sebagai proses yang mengkaitkan ketiga hal tersebut mulai muncul sejak tahun 1970-an setelah infrastruktur jaringan cukup baik untuk digunakan tukar menukar data.
Perkembangan KM selanjutnyaKM lantas berkembang bercabang-cabang, dan cabang yang berurusan dengan perubahan dan inovasi mengarah kepada SDM. SDM menelaah bagaimana manusia berkembang, dikelola untuk keperluan organisasi. SDM dikaitkan dalam konteks belajar dan perubahan. Cabang yang berhubungan dengan pengelolaan dokumen dan penggunaaan teknologi berurusan dengan orang-orang TI atau perpustakaan. Sayangnya kedua cabang ini seringkali jalan sendiri-sendiri sehingga tidak tersinergi dengan baik. Saat ini ada upaya untuk mempertemukan kembali kedua cabang ini, yaitu mengkaitkan antara dokumen dan belajar. Sekarang KM sudah dianggap terkonsolidasi, istilah-istilah atau definisi dari masing-masing cabang jarang lagi diperdebatkan.
Orang lebih memikirkan bagaimana mengaitkan antara perubahan, belajar, inovasi dan dokumen atau teknologi.Prinsip-prinsip KMDi dalam KM dikenal prinsip-prinsip yang disebut tacit dan eksplisit. Ini yang jadi semacam benang merah dari konsep KM. Pengetahuan Tacit / Tacit Knowledge: adalah pengetahuan yang bersifat tak terlihat, tak bisa diraba kecuali disampaikan (eksplisit).
Jenis pengetahuan Tacit:
1. Tacit yang ada di dalam masing-masing orang, pribadi-pribadi, bersifat unik, tidak tertulis, tapi diketahui.
2. Tacit yang ada di dalam sekelompok orang. Yaitu pengetahuan yang dimiliki bersama oleh sekelompok orang namun sifatnya masih tidak terlihat dan ada di dalam pikiran kelompok itu. Contoh yang kerap digunakan adalah orang bermain bola, mereka saling mengoper secara refleks tanpa komunikasi yang bisa dilihat bentuknya. Ini terjadi karena diantara mereka ada pengetahuan yang sifatnya tidak tertulis. Masyarakat sebetulnya banyak yang memiliki pengetahuan tacit semacam ini, yang disebut pengetahuan yang tertanam di dalam hubungan antar manusia. Dan pengetahuan semacam ini biasanya disebut trust atau kepercayaan. Saling percaya dan solider menjadi bagian dari pengetahuan. Paradigma lama berpikir bahwa pengetahuan tidak ada hubungannya dengan solidaritas dan norma-norma. Tapi sekarang makin terbukti bahwa hubungan itu ada.
Pengetahuan Eksplisit: Kalau pengetahuan yang sifatnya tacit ini kemudian dikeluarkan, ditulis atau direkam, maka sifatnya lantas menjadi eksplisit. Bentuk pengetahuan eksplisit ini berupa:
1. Bentuk eksplisit yang dimiliki secara pribadi. Biasanya dalam bentuk catatan, buku harian, alamat teman, fotokopi dan segala bentuk eksplisit yang disimpan perorangan secara pribadi.
2. Bentuk eksplisit yang dipakai bersama-sama oleh sekelompok orang dalam bentuk tulisan tangan sampai internet. Dengan kata lain pengetahuan eksplisit yang di-share atau dibagikan agar dapat dikses oleh banyak pihak. Kegiatan Manajemen Pengetahuan atau KM adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan proses perubahan dari tacit pribadi menjadi tacit milik bersama, dari tacit milik bersama jadi eksplisit, dari eksplisit jadi tersimpan. Semua proses-proses ini berlaku dalam proses kerja, kehidupan, sosial, politik dan lain-lain.
KM mengurus dalam konteks inovasi, perubahan dan dokumentasi. KM lebih luas dari sekedar sistem informasi manajemen (SIM).
SIM adalah kegiatan yang memikirkan bagaimana informasi eksplisit disimpan dan menjadi milik bersama. Di situ ada keperluan pengaturan yang menyangkut bagaimana menyimpan, apa yang disimpan, bagaimana menemukan kembali, berapa lama disimpan, apa yang disimpan, apa yang tidak perlu disimpan. Keperluan-keperluan inilah yang dibikin sistematik dengan kata lain menjadi sistem.
Proses “Kerja” KMInti proses dari kegiatan KM adalah S-E-C-I yaitu Sosializing, Externalization, Connecting dan Internalitation. Semua ini berada dalam konteks orang belajar, berubah dan inovasi.Proses SECI dapat dilihat dalam bentuk-bentuk berbagi pengetahuan seperti diskusi, dialog, chatting atau milis (mailing list). Apa yang dibicarakan dan didiskusikan bukan untuk disimpan tapi untuk dipertukarkan. Orang lebih merasa bahwa dia menjadi bagian dari milis itulah yang membuatnya berpengetahuan. Walau hal-hal yang dibicarakan di diskusi atau milis merupakan informasi yang mungkin tidak terlalu penting sifatnya, tapi yang lebih penting adalah orang merasa menjadi bagian dari sebuah jaringan. Orang dapat tukar-menukar informasi dan pengetahuan dalam diskusi, dialog, atau milis. Jaringan adalah bentuk-bentuk tacit dari hubungan antar manusia. Jaringan sendiri tidak mengandung pengetahuan yang terinci atau sistematis, karena kalau terinci dan sistematis akan tersimpan dalam bentuk dokumen yang baik.
Kegiatan-kegiatan ini disebut upaya-upaya untuk mengembangkan tacit yang di-share bersama. Seringkali pengetahuan tersebut terbentuknya diluar diskusi atau milis. Setelah berdiskusi atau tukar informasi melalui milis, masing-masing orang mengambil kesimpulan sendiri ketika dia kembali ke dunianya masing-masing. Ketika dia mengambil pengetahuan menjadi milik pribadi inilah yang disebut proses internalisasi. Jadi dia menjadikannya internal, pengetahuan yang tadinya milik bersama di dalam dikusi milis, menjadi bagian dirinya, menjadi internal.
Sedangkan proses ngomong-ngomongnya disebut proses sosialisasi. Ketika orang menulis atau mengeluarkan apa yang diketahuinya, proses ini disebut eksternalisasi. Lalu kalau diskusi atau milis itu menyebabkan orang-orang saling berkontak dan berhubungan lebih jauh satu sama lain, proses ini disebut connecting.
Individual Capital (kepemilikan pengetahuan individu) dan Social Capital (kepemilikan pengetahuan sosial/masyarakat).Sering orang bicara mengenai intelektualitas yang diartikan lebih kepada kemampuan diri. Jadi ada semacam modal pengetahuan pribadi atau individual capital, atau intelektualitas; kemampuan dan ketrampilan orang perorangan. Belakangan ini orang juga mengenal yang disebut sebagai social capital. Social capital bukan merupakan gabungan atau penjumlahan inteletualitas orang-orang. Tetapi lebih merupakan apakah ada kepercayaan dan solidaritas dalam hubungan antara manusia. Social capital berhubungan langsung dengan dua persoalan yaitu marginalisasi (mereka yang terpinggirkan) dan social exclusion (peminggiran sosial). Kebodohan terjadi bukan karena secara intelektual orang-per-orang tidak mampu berpikir, tapi lebih karena ada upaya-upaya peminggiran baik secara formal maupun non-formal.
Jadi perubahan pengetahuan dari tacit ke eksplisit bukan semata hal tehnis, tapi juga apakah ada kepercayaan dan solidaritas untuk mengijinkan orang berpikir secara berbeda, intelektual atau secara leluasa. KM menyentuh juga hal-hal yang bersifat seperti itu. Seperti kelompok minoritas, perempuan, orang-orang yang ditindas secara politik tapi sebenarnya memiliki pengetahun-pengetahuan tertentu. Peminggiran ini terjadi karena social capital-nya rusak, tidak diperhatikan, dan biasanya digantikan oleh hal-hal formal misalnya pendidikan yang terlampau dikendalikan oleh suatu kelompok tertentu, sehingga proses belaajrnya tidak berlangsung secara alamiah. tacit KM menyentuh juga persoalan-persoalan semacam ini.Contoh Kasus Pengembangan Kepemilikan Pengetahuan SosialDi sebuah kota di Inggris yang bernama Cardiff, dulu terkenal sebagai kota batubara yang menjadi primadona. Lalu berdatanganlah orang-orang dari luar kota tersebut karena sumber daya yang ada terbatas, termasuk orang kulit hitam dan Cina. Cardiff menjadi sebuah kota yang multikultural. Suatu saat kota ini mati karena batubara waktu itu menjadi tidak laku, kotor, orang tidak memakainya lagi, kalah oleh bensin dan gas. Ketika itu lantas masalah-masalah sosial muncul seperti pengangguran yang mengakibatkan peningkatan kriminilitas, penganiayaan terhadap kaum yang lemah, narkoba, pemakaian alkohol dan pertengkaran antar etnis, di mana itu semua melahirkan adanya orang-orang yang terpinggirkan. Sebelum KM populer, orang memikirkan bagaimana caranya menghentikan proses semakin merosotnya Cardiff. Sekelompok orang kemudian menjalankan proyek yang sangat menarik. Mereka datang kerumah-rumah, rumah siapa saja, secara berkala berkunjung untuk mengumpulkan memorabilia, foto-foto, surat pribadi, yang bisa bercerita tentang kejayaan kota dulu, hal yang menyangkut masa lampau. Dari segi kualitas mungkin foto-foto yang dikumpulkan tidak bagus. Tapi dalam foto tersebut terlihat bagaimana anak-anak kulit putih, hitam dan Cina bermain bersama. Kemudian dibentuklah sebuah wadah curhat, yang isinya mulai dari anak muda sampai orang tua. Mereka ini juga lantas diwawancarai. Sekelompokorang pengambil inisiatif tadi mencoba mengeksplisitkan yang tacit. Di sini pengetahuan yang digali tidak harus bersifat ilmiah, tetapi lebih praktis, tentang kehidupan sehari-hari. Dan orang-orang mau berbagi cerita-cerita ini karena kelompok kecil ini pertama-tama membangun kepercayaan atau trust. Semua ini lantas didokumentasikan dengan baik dan diletakkan di perpustakaan-perpustakaan, dipamerkan secara berkala, pada saat Natal atau tahun baru. Lama-lama terbangun social knowledge atau kepemilikan pengetahuan sosial. Waktu yang dibutuhkan tentu tidak singkat, setelah 10 tahun, kota mulai bangkit dan tidak hanya mengandalkan batubara tetapi mulai mengandalkan pendidikan, seni dan turisme. Selain itu tentu ada tindakan sosial tertentu yang kuat seperti penggerebekan narkoba oleh petugas. Berkaca pada pengalaman kita baru-baru ini, disko atau klub malam digerebek, tapi kepemilikan pengetahuan sosialnya tidak diurus. Misalnya soal kasus orang-orang yang dituduh PKI, orang-orang yang hilang, itu memang seringkali ada jalur dimana orang mencari hukum seperti Kontras contohnya. Tapi orang sering lupa bahwa pengalaman masa lampau itu sebenarnya kapital yang walaupun tidak ilmiah, namun kalau dihimpun dapat menjadi kapital sosial. Himpunan pengetahuan ini dapat berupa maki-makian atau pengalaman pribadi, baik yang terenyuh dan menggembirakan. Semua itu dilihat dan diskusikan oleh masyarakat dan generasi muda sehingga terjadi milis, diskusi kelompok yang tidak diatur atau diformalitaskan dan dibiarkan berdiskusi mengenai hal yang sama. Lama-kelamaan pengetahuan-pengetahuan tacit tersebut berubah menjadi eksplisit. Dan lantas proses S-E-C-I itu berlangsung natural dan terus menerus. Kalau S-E-C-I ini berjalan natural dan tidak dikendalikan oleh kepentingan-kepentingan sepihak maka menjadi inovasi-inovasi baru yang diterapkan dalam segala hal. Misalnya di Amerika diterapkan untuk melawan stigma terhadap Muslim. Di Israel dipakai untuk meredam fanatisme orang Yahudi. Prinsip-prinsip KM bisa dipakai tidak hanya hal-hal menyangkut ekonomi atau bisnis tetapi segala hal. Asal di kerjakan dengan pengetahuan yang cukup tentang proses tadi. Mendiseminasikan Pengetahuan-Pengetahuan yang Telah TerhimpunHal-hal seperti ini tidak ada teori-teori teknisnya. Kelompok atau orang yang ingin mengembangkan KM dan memperlancar proses S-E-C-I ini harus memiliki satu modal dasar yang sama yaitu memahami masyarakatnya. Dan betul-betul menggunakan pengetahuan tentang masyarakatnya untuk membangun sistem dokumentasi ini. Tidak bisa lagi dia menggunakan pengetahun eksternal dari masyarakat tersebut. Di sinilah LSM sangat berkepentingan dan berkemampuan. LSM punya pengetahuan yang sangat dekat dengan masyarakat, hanya mungkin tidak memperhatikan sisi dokumentasinya dan tidak secara sadar melakukan tahap-tahap S-E-C-I. Tetapi lebih pada menggalang opini atau memberi empowerment pada masyarakatnya. Semua proses empowerment (penguatan) dan penggalangan opini ini kalau tidak direkam, dihimpun dan disebarkan secara baik tidak akan berhasil. Cara menghimpun dan menyebarkan sangat tergantung pada kondisi masyarakat itu. Kalau kita bergerak untuk orang-orang yang hilang atau disingkirkan tentu lain caranya lain dengan untuk perempuan yang sedang memperjuangkan hak. Bisa dimulai dengan mengidentifikasi mana yang pengetahuan yang tacit dan mana yang eksplisit. Ini awal yang sudah cukup untuk perencanaan yang lebih baik dalam dokumentasi.Pengetahuan dan Hubungannya dengan MasyarakatMenengok kembali kasus Cardiff, jika perbaikan Cardiff hanya memakai pendekatan non-social capital pasti yang dikembangkan hanyalah pendidikan yang sifatnya formal, yaitu sekolah, di mana materinya datang dari orang luar yang melihat kedalam. Tapi mereka lalu menyadari bahwa kapital sosial bukan itu, tapi merupakan koneksi atau hubungan antara pengetahuan-pengetahuan dalam masyarakat. Bukan hanya pengetahuan orang per orang tapi koneksi mereka. Kenapa mereka menyimpan foto tentang orang kulit hitam, putih dan Cina bermain bersama? Karena di sana mereka melihat ada koneksinya di sana. Jadi pengetahuan bersama yang mereka rekam. Pengetahuan bersama itu cenderung bersifat lokal dan tacit, tidak pernah diungkapkan tapi kalau dihimpun bersama dalam suatu tempat dan orang datang maka berlaku proses S-E-C-I tadi.. Musium dan perpustakaan seharusnya berfungsi seperti itu tapi karena ketekunan teman-teman pusdokinfo hanya menggarap bendanya misalnya benda, dokumen dan lupa dokumen punya sejarah dan tidak direkam, bahwa dokumen ini punya pemakai tidak pernah terekam. Perpustakaan di Perguruan Tinggi misalnya, memang mengejar pertumbuhan dokumen yang cepat sekali sehingga semua dokumen sudah kehilangan intimacy-nya. Ini sebabnya kepemilikan pengetahuan sosial lebih berlaku pada lokal-lokal atau masyarakat kecil-kecil, dikerjakan oleh kelompok yang berhubungan dengan yang akan memakainya. Cara menghimpun pengetahuan bisa berbagai macam bentuknya seperti oral history yang menjadi bagian dari penghimpunan pengetahuan lokal.Pengetahuan lokal yaitu pengetahuan yang tidak mendapat legitimasi, tidak memerlukan legitimasi, yang tidak memerlukan pengesahan atau validasi. Pengetahuan yang datang atau muncul karena orang mengalaminya secara pribadi. Pengetahuan lokal biasanya tersimpan secara tacit. Perlu ada orang yang membuatnya jadi eksplisit. Tapi sebelum itu perlu ada kepercayaan terlebih dahulu Dalam perubahan dari tacit menjadi eksplisit selalu ada yang namanya kepercayaan atau trust. Trust ini susah dirumuskan jika pewawancara (pihak yang mengumpulkan pengetahuan) dan yang diwawancarai tidak punya kesepakatan dulu tentang suatu hal. Pengetahuan tidak hanya formal tapi juga informal sifatnya. Setelah itu pengetahuan yang terkumpul dihimpun dan di sistimastisir. Itu tugasnya orang dokumentasi, menata dengan baik agar gampang ditemukan kembali. Dengan kata lain dibuatlah sistem informasinya. Cuma sistem informasi ini agak berbeda. Kalau dulu kita meyimpan apa yang kita anggap baik atau sesuatu yang sudah divalidasi. Sering bentuknya sudah ditentukan dulu oleh orang yang menyimpannya. Kalau pengetahuan lokal tidak perlu divalidasi. Di dalamnya sering ada unsur perasaan. Sulit kalau kita mau menggugat itu.Menggunakan prinsip KM dalam hubungan antar jaringan- KM yang langsung kelihatan dari hubungan antar jaringan adalah apakah ada dokumen-dokumen eksplisit yang dipakai bersama.
Namun ini hanya kulitnya.- Proses S-E-C-I di atas lah yang namanya KM. Dalam berjaringan bisa berbentuk diskusi-diskusi, milis, atau proyek-proyek bersama. Proses S-E-C-I itulah yang paling penting, bukan semata setumpuk dokumen ygdihasilkan bersama. Jadi dari orang-orang yang berkumpul terjadi sosialisasi, eksternalisasi, collecting dan internalisasi antar mereka sendiri. - Lalu setiap anggota dari jaringan pasti melayani orang lain, punya konstituen masing-masing. Mereka hendaknya mempraktekkan prinsip-prinsip S-E-C-I ini kepada para penggunanya. Tentunya setiap orang unik. Jadi tidak hanya mengacu pada proses penghimpunan saja. Tapi juga mendiskusikannya dan lalu memakainya bersama. - Kegiatan KM menjaga agar proses SECI itu terus terjadi.
Bagaimana agar proses dapat berjalan terus? Sangat kontekstual, tergantung dari untuk keperluan apa KM itu dijalankan. - Tantangannya adalah apakah orang yang menangani KM bisa membuat orang-orang terus saling berhubungan. Butuh seorang atau sekelompok provokator agar proses ini tetap berjalan.- Dahulu orang dokumentasi di masing-masing organisasi mungkin hanya ada di belakang meja, sekarang tidak lagi, dia harus bisa bergaul, turun ke lapangan. Berbeda sekali dengan tipe yang lama. ***Diolah oleh Sekitarkita.com